Come fare Smart Working
Mai come in questo periodo si è sentito parlare così tanto di “Smart Working”. A seguito delle restrizioni decise dal governo per fermare l’epidemia Covid-19, molte aziende, enti pubblici, scuole e professionisti stanno puntando molto sull’adoperare un sistema di Smart Working.
Le necessità per chi vuole adottare questo sistema di lavoro sono sostanzialmente:
- Avere la possibilità di accedere al materiale (ovvero file, documenti, informazioni) in azienda;
- Poter utilizzare i programmi e gli applicativi che vengono adoperati per svolgere il proprio lavoro;
- Connettersi con i propri colleghi per poter collaborare e gestire le attività.
Vediamo insieme quali sono le principali soluzioni per connettersi da casa all’ufficio.
Realizzazione di una VPN
Definire intanto che cos’è una rete VPN.
La VPN (Virtual Private Network) è una rete privata che attraverso una connessione ad accesso remoto consente, a chi vuole fare smart working, l’accesso ai dati e al server aziendale in modo sicuro grazie ad una rete privata e ad un collegamento dedicato sfruttando Internet.
L’utilizzo di una VPN aziendale è consigliato soprattutto per quando ci si deve connettere a dati delicati, che quindi vanno protetti. Questo tipo di soluzione è perfetta, ad esempio, per il sistema gestionale.
Poiché come strumento di collegamento viene utilizzato Internet, bisogna adottare alcune importanti misure di sicurezza come:
- Creazione di un “tunnel” sicuro tra il server aziendale e il pc client. Che cosa fa questo “tunnel”? Prende i dati in ingresso, che possono provenire anche da protocolli differenti, e li impacchetta per spedirli a destinazione. Solamente quando giungono a destinazione, questi pacchetti vengono aperti;
- Per codificare in modo del tutto sicuro, tramite un algoritmo, le informazioni che transitano deve essere utilizzata la crittografia dei dati, così da garantirne la riservatezza;
- L’autenticazione dell’utente nel sistema deve assolutamente avvenire in modo sicuro.
Utilizzo di programmi di accesso remoto
Per realizzare la necessità di accedere ai file e agli applicativi in azienda si possono utilizzare anche i programmi di accesso remoto, che sono quella tipologia di programmi molto utili se si fa spesso assistenza da remoto o per collaborare online a distanza.
Consentono di controllare a distanza uno o più PC da un’unica postazione e danno la possibilità di controllare tutto ciò che succede sul desktop del computer e di intervenire controllando il mouse e la tastiera a distanza. Vengono utilizzati anche solo per lo “screen sharing”, ovvero la condivisione di ciò che accade sullo schermo.
Ci sono tanti programmi di questo tipo come ad esempio: TeamViewer, AnyDesk, SupRemo, Microsoft Remote Desktop, UltraVNC e molti altri.
TeamViewer è sicuramente tra i migliori software in circolazione per il controllo da remoto di un computer. È facile da utilizzare e supporta praticamente qualsiasi piattaforma (Windows, Apple, Android, Linux etc.). Importante requisito da avere ben a mente è che bisogna avere una connessione ad internet e deve essere sufficientemente veloce.
Infine, bisogna dire che utilizzare gratuitamente TeamViewer è adatto solamente per scopi privati, per cui se ne si vuole usufruire per scopi commerciali o aziendali è indispensabile acquistare una licenza.
Piattaforme per videoconferenze e chat
Per quanto riguarda il discorso videoconferenze e chat, molti player del digitale stanno mettendo a disposizione gratuitamente le proprie piattaforme per consentire a chi ne ha bisogno, in questo momento di emergenza di proseguire la propria attività anche da casa e rimanere connessi con chi si deve collaborare.
Vediamo insieme le soluzioni più utilizzate dei principali colossi come Google, Microsoft.
Google ha messo a disposizione l’accesso gratuito alle diverse funzionalità avanzate del servizio Hangouts Meet, disponibile per tutti i clienti G-suite, università, scuole e no-profit fino al 1 luglio 2020.
Ci sarà la possibilità di fare videochiamate fino a 250 partecipanti, avviare streaming live fino a 100.000 utenti, registrare e salvare i meetings su Google Drive, effettuare registrazione della video-lezione con condivisione dello schermo e molte altre funzioni.
Le riunioni si potranno avviare da un browser, dallo smartphone o addirittura da un evento di Google Calendar. Naturalmente i dispositivi devono soddisfare i requisiti necessari, che troverete sul sito di supporto di Meet.
Microsoft
Per l’adozione di soluzioni di smart working e di collaborazione a distanza, anche in mobilità, per gruppi di lavoro una delle soluzioni più ideali è sicuramente Microsoft Teams.
Teams risulta essere uno degli strumenti più completi, grazie soprattutto all’integrazione con la suite Office 365 e a molte app terze.
Il gruppo di lavoro si potrà riunire condividendo un link o tramite l’aggiunta diretta dei contatti via mail. Ci si potrà organizzare creando dei canali specifici in cui solo le persone predefinite potranno comunicare tra loro aprendo chat, scambiandosi documenti, organizzare videochiamate o una delle tante applicazioni integrabili.
Conclusioni
Per fronteggiare il problema Coronavirus, lo smart working è la miglior soluzione al momento per poter continuare a lavorare da casa senza doversi recare sul proprio posto di lavoro.
Senz’altro potrebbe essere un’ottima opportunità da sfruttare anche in futuro, visto i notevoli aspetti positivi che comporta.
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